É fundamental fazer um planeamento do evento, definindo objectivos, públicos, estratégias, recursos, acompanhamento/controlo, avaliação e orçamento. Objectivos Determinação do que se pretende com o evento. Devem ser considerados objetivos gerais e específicos. Públicos A quem se destina o evento, definindo se é externo, interno ou misto. Estratégias Aquilo que serve de atração/interesse para o público selecionado. Recursos Meios humanos, materiais e físicos que serão utilizados. Acompanhamento/controlo Definição de quem fará a coordenação de todo o processo da organização do evento e de como esta será feita. Avaliação Feita após a realização do evento em forma de relatório (tipo prestação de contas). Orçamento previsto Deve ser feito detalhadamente. Daqui virão os recursos financeiros necessários para o pagamento das despesas. Nota importante – comunicação e convites à Sede Nacional Os eventos deverão ser comunicados à Sede Nacional à Área de Delegações e Membros, bem como ao Gabinete de Comunicação, Imagem e Relações Públicas com a antecedência mínima de um mês da data prevista para a sua realização. Posteriormente e após a respectiva autorização, deverão ser endereçados os convites à Direção Nacional, os quais deverão ser enviados com a antecedência de três semanas a fim dos mesmos poderem ser agendados.
